8/14/2008

如何做好簡報

這個話題,市面上已經有很多書在討論,但我還是要提出一些小小的簡報心得:

  1. 投影片的編排:許多人把簡報投影片的編排當作一個連續劇,甚至還在右上角編上編號,個人認為簡報的投影片應該是單元劇,很多時候,簡報的時間並不固定,也許本來估計有30分鐘,可能臨時被通知簡報只能講10分鐘,有的presenter就快速的跳過某些投影片,這是非常錯誤的,好的presenter要能夠隨時針對演講時間,機動調整簡報投影片的內容,不能給聽講者匆忙的印象.
  2. 服裝儀容及小動作的控制:注意穿著須比audience高一級,如audience都穿polo衫,presenter則至少需穿襯衫;如audience都穿襯衫,presenter則至少需打領帶,依此類推,其目的是在展現presenter之專業性及權威感;另外、很多presenter因為緊張,也不習慣使用手勢來增加簡報的生動程度,把手插在口袋,或者放在胸前都給人不專業的感覺,建議如果距離簡報投影片近的話,可以用指揮棒稍微指向重點,或乾脆用手指,距離遠的話可以用Laser point.
  3. 要針對audience量身訂做:很多presenter不管audience是誰,都準備一樣的簡報幻燈片,如果以到醫院演講的狀況,講給護士聽,講給住院醫師聽,講給主治醫師聽,甚至簡報講給只想吃便當的人聽,都很重要.
  4. 切勿貪心:太多的幻燈片會讓人想睡,寧願少一點幻燈片,把每一張講清楚,演講的重點一定要抓住,不要什麼重點都想講,聽眾聽完簡報以後反而什麼都記不住.
  5. 音量的控制:一般人都知道講話要抑揚頓挫,但是過度的強調語氣的變化,反而會讓人覺得不舒服,輕鬆從容的態度,會讓audience有更大的信心及信任感.
  6. 三段五行七字:菜鳥presenter簡報的時候,通常想把一張幻燈片塞的滿滿,幻燈片不是吃到飽的餐盤,塞了太多東西,根本突顯不出重點,一張幻燈片通常建議不要超過三段,總行數不要超過五行,一行的字數也不要超過七個字(只是原則而已,圖表更能說故事).
  7. 預備多一點的幻燈片:有時候演講完畢,送便當的廠商卻遲遲沒有到達,這時候也不能結束演講,只好繼續講下去,這時候多預備的幻燈片就可以派上用場,建議準備關於支持療效的paper,可以加強印象,切勿重複將之前的內容再說一次.
  8. 勿喧賓奪主:很多講師過度強調軟體的性能,把幻燈片搞的奇炫無比,但是內容乏善可陳, presenter才是視線的集中點:許多presenter在做簡報的時候,因為緊張或者沒有自信,都希望audience盡量看幻燈片,事實上幻燈片是參考用,就跟電影的字幕一樣,如果看電影你會一直盯著字幕看,那就不是一部好電影;但若要避免audience只看幻燈片,這時候軟體的性能便可派上用場,利用動畫出現的功能,把要講的一次一個慢慢呈現也可吸引audience專注於presenter身上;同樣的,讓你變成簡報的主角,你才是重點.
    遇到聽講者問到不會的問題:記住一定要確任問題,一方面有時間可以思考;如果遇到不會的問題,千萬不要亂回答,可以留下連絡方式再一次連絡.
  9. 面對audience:這是最重要的一件事,也是我看過許許多多presenter甚至教授的最..最..最...重要的一項技巧,凡是好的presenter都會運用目光接觸的技巧與audience互動,會做eye contact presentation就成功一半了!

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